Tu negocio empezó a crecer y ya hay que tomar desiciones. Mismo siendo unipersonal, es momento de entender qué tareas y actividades son imprescindibles que hagas vos y cuáles otras se pueden tercerizar.

En varias charlas menciono la diferencia entre Costo y Valor.

El Costo es, como dice su nombre, lo que nos cuesta algo. En este caso un servicio que va a hacer otra persona. Eso tiene un valor monetario, que nosotros debemos analizar y comparar contra el Valor que significa para nosotros esa solución. Un ejemplo muy básico: limpiar el Estudio me toma una hora diaria, y yo en esa hora puedo resolver los diseños de los trabajos que voy a tatuar. El diseño me define un valor de un tatuaje de U$100, y la hora de trabajo, si quisiera contratar a alguien, me cuesta U$10. Ni pregunto qué me conviene. Otro ejemplo es: tengo un Supply. Debo despachar varios pedidos por correo y todos los días hay que hacer una fila de 40 minutos mínimo, a veces más. Si utilizara esos 40 minutos en terminar de desarrollar mi sistio Web, probablemente en menos tiempo del esperado voy a poder estar vendiendo a otras ciudades fuera de donde se encuentra mi negocio. Este es otro caso donde, si bien el hecho que vaya alguien al correo tiene un costo, el valor para mí de eso es mucho más importante si me quedo haciendo las cosas que mi negocio realmente necesita de mí.

Así hay infinidad de ejemplos, y cada negocio tiene su tamaño y va encontrando qué cosas delegar y qué cosas son las que el dueño o gerente no debe dejar de hacer. Vamos a repasar cinco consejos básicos para empezar a delegar

Hacer una lista de las tareas donde sos ireemplazable

Empezá haciendo una lista de lo que nadie puede hacer mejor que vos en tu negocio

Según Sócrates, las necesidades del hombre dieron origen a la ciudad. Para satisfacer todas las necesidades, el hombre se agrupó en una sociedad donde cada uno hacía lo que mejor le salía. Así, entre todos, podían cubrir los aspectos básicos para sobrevivir: casa, comida, vestimenta. Gracias a esa división del trabajo todos llegaban al bienestar. Por eso dijo: ¨Que el zapatero haga zapatos, que el albañil construya casas y que el hilandero haga ropa¨

Vos sos quien más sabe cuáles son las tareas donde sos totalmente imprescindible. Ahora necesitamos poner un valor a esas tareas. Una vez que tenemos un valor, lo podemos comparar con tantas otras tareas que pueden hacer otras personas por nosotros.

Siempre digo que así como todo objeto ocupa un lugar, toda tarea ocupa un tiempo. Es física pura. ¿ Cuáles son las tareas que seguís haciendo y no te permiten dedicarte más a las de mayor valor? Obviamente, esas tareas demandan más energía y a veces no podemos estar ocho horas diarias haciendo eso, pero de la misma manera, para hacerlo bien, necesitamos estar relajados y con la mente lista para concentrarnos.

Algunos ejemplos:

• Tatuar
• Realizar Perforaciones
• Planificar la estrategia de mis Redes Sociales con una persona que voy a contratar
• Trabajar con un asesor para profesionalizar mi negocio
•  Reunirme con mis socios para plantear nuevos objetivos
• Definir cómo va a ser el sitio web para vender insumos ( Distribuidor)
• Reunirme con Despachantes para ver cómo importar ( Distribuidor)
• Resolver un problema crucial de mi negocio que necesita una solución urgente

Estos son solo algunos ejemplos, cada uno sabe qué situaciones requieren su atención y concentración por completo. Si realizo una o más de estas actividades imprescindibles por día, ya estoy trabajando como un Gerente y no como un simple trabajador. Aunque sea uno solo, debo pensar mi negocio como una empresa

Ahora hacer una lista de todas las cosas que podría hacer otra persona

De la misma manera, ahora hay que hacer esa lista de lo que no tenemos que hacer más. Basándonos en la misma premisa que el día tiene un tiempo limitado y que no vamos a poder hacer todo lo que nuestro negocio necesite, es momento de sentarse, tomar una lapicera y un papel, y escribir todo aquello que no debería hacer. Lógicamente no podemos pasar a delegar todo de un momento a otro, pero podemos hacer un ranking, empezar con las tareas que menos nos cueste dejar de hacer, o más fácilmente encontremos un reemplazo. No olvides asignar un Valor a la tarea que vas a hacer en el lugar de la que estás dejando. Así vas a pensar que estás invirtiendo en vez de gastando.

Algunos ejemplos:

• Responder mails
• Agendar turnos
• Limpiar el Estudio / oficina
• Despachar pedidos ( Distribuidor)
• Comprar insumos
•  Hacer diligencias

Si ya llegaste a hacer las dos listas y podés tomar una desición, entonces estás listo para delegar. Estás invirtiendo en tu negocio y en poco tiempo vas a ver los beneficios.

Buscar gente Responsiva

Este punto para mí es fundamental. No necesitás gente para decirle cómo tiene que hacer todo, todo el tiempo. A lo sumo, se explican las cosas una sola vez. Sí es fundamental entender qué cosas necesitás y que lo resuelva esa persona. Si tenés bien claro cuáles son tus necesidades, más fácil es delegar. Siempre es mejor negocio pagar un poco más a alguien que piense, tome desiciones y resuelva los problemas antes que te lleguen a vos. Hasta puede equivocarse, pero eso es mejor a que esté siempre esperando que le digan qué hacer. Los negocios son como células unidas en diferentes relaciones, cada una haciendo su parte. El que quiere abarcar todo tiene sentenciado el no-crecimiento.

Pensar en personas que hagan tareas específicas, sin necesidad de ser empleados full time

Abrí la cabeza y vas a encontrar gente que necesita trabajar, y tal vez puedan hacer cada uno por su cuenta esas tareas que necesitás delegar.
¿Es muy loco pensar en organizar las compras una vez por semana y darle una lista a alguien para que trabaje una mañana, o un día a la semana?
Tareas como limpiar, o hacer la fila para enviar pedidos, se pueden pagar por hora en el momento convenido con alguien que esté disponible para hacer eso.
Reponder mails y agendar turnos, puede hacerlo alguien que ni siquiera esté en mi Estudio. Para mí esta tarea puntual debe ser realizada por alguien que realmente sepa qué hace, pero no es imposible encontrar a esa persona. De hecho siempre digo que es una gran oportunidad para quien quiera ofrecer ese servicio.
Ni hablar de profesionales, técnicos y prestadores de servicios. ¿ Por qué tomar más empleados cuando podemos contratar gente para que nos haga una tarea específica? El hecho que muchas veces alguien no logre resolverlo así, es porque no tiene claro realmente qué es lo que debe solucionar. No es lo mismo decir: ¨Necesito contratarte para que reorganices mi negocio¨ a decir ¨tengo un Estudio y quiero rearmar mi lista de clientes y organizar una manera de publicar por redes¨ o ¨tengo un supply y debo optimizar cómo manejamos el stock y los envíos¨.
Siempre digo: para delegar, hay que saber qué preguntas hacer. Cuanto más puntuales sean, significa que tengo mejor entendimiento de mi negocio, y por eso le voy a pedir a la persona que contrate solcuiones puntuales. Así es muy difícil que me brinden soluciones equivocadas. Pero si ni sé explicar cuál es mi problema , ¿ cómo puedo pretender que la otra persona lo adivine o entienda?

Delega con Confianza

Por último, una vez que solté las riendas debo dejar que la otra persona resuelva y así dedicar mi tiempo a lo realmente importante. Eso no significa que no controle. Cuanto más crecemos en el trabajo, más pasamos a controlar y tomar desiciones en lugar de hacer cosas. Controlamos lo que hacen otros, decidimos quién va a hacer qué, por y para nosotros.

¿Ya estás listo?

Si ya repasaste estos cinco puntos, tenés hechas las listas de qué se delega y qué es lo que nadie va a hacer mejor que vos y encontraste la gente adecuada, podés empezar delegando de menor a mayor. Con el pasar del tiempo le vas a tomar el gusto y vas a continuar delegando, haciendo crecer tu negocio y optimizando los tiempos.

Así de a poco te irás convirtiendo en el  gerente de tu negocio.