¡A no confundirse! Todos los que empezamos un emprendimiento pasamos de la nada a crear algo, y en casi todos los casos, hicimos todo a la vez en algún momento. La gran diferencia es percibir cuando es el momento adecuado para sacarnos tareas de encima y dejar que otros resuelvan lo que ya no da que sigamos haciendo.

Tengo más de veinte años en la industria, y algo que ví repetitivamente es esta película: negocios que crecen, por ventajas de todo tipo: tener la exclusividad de la marca más demandada, tener la mejor logística y contar siempre con stock, ser la empresa o marca de moda, traer las últimas novedades, tener el mejor precio. Esas y otras situaciones que hacen que los clientes vengan casi desesperados a invertir su dinero a esa empresa. Luego,  como en la mayoría de las situaciones el dueño o dueña no sabe organizarse, delegar correctamente, y al final termina teniendo más empleados que le preguntan qué hacer, si se puede gastar tal monto en tal cosa, dónde acomodar tal otra; en fin, se encuentra gran parte del día contestando mensajes a sus empleados en vez de tener la gente adecuada que tome decisiones y asuma responsabilidades.

 

Parece fácil pero no es

Cuando una persona hace todo a la vez, se pierde la claridad. Por eso quiero decir, que aunque mecánicamente puede realizar muchísimas tareas diferentes a la vez: unas importantes, otras cotidianas, y otras casi únicas ( las que nadie hace mejor que esa persona); objetivamente no puede discernir las prioridades. Este desorden, la mayoría de las veces, hace que quien puede hacer todo eso casi por reflejo, no tenga esa claridad suficiente para clasificar cada cosa, asignar la importancia de cada una, aunque sean urgentes ciertas cosas no significan que sean las más importantes.

El hecho de hacer todo a la vez termina empañando nuestra vista y es probable que no podamos clasificar las cosas por importancia, mucho menos por sector del negocio. Así se termina mezclando todo sin poner el foco en las tareas vitales, que generalmente son las que abren las puertas para que otras tareas salgan bien

Por eso digo: hacer todo a la vez es fácil. Saber qué se tiene que hacer, y lograr que otros lo hagan es otro cantar. Para eso se necesita gente calificada, con toma de desiciones, y sobre todo una gran claridad de qué cosas pedir, qué preguntas hacer.

Supongamos que tengo un Estudio donde trabajan varios artistas. Hay turnos a agenda llena, gente que maneja las redes y otras publicidades del Estudio. A eso hay que comprar insumos para trabajar, mantener la limpieza, esterilizar,  liquidar las comisiones de los tatuadores, tarjetas de crédito, pagar el alquiler, ver qué artistas pueden venir a hacer un host, asegurarse que los artistas lleguen puntualmente, reponer piercings, atender el teléfono, etc. Puedo seguir con muchísimas actividades en una o dos oraciones.

Veamos si hago un cuadro de ¨departamentos¨ o secciones que tiene el negocio. Voy a mostrar una división mínima de cómo se podría organizar.

No pretendo que el negocio tenga tantos encargados, pero así uno puede tener una mínima idea de cómo se vinculan las responsabilidades, y si vamos sumando gente al equipo, dependiendo en qué área se especialice esa persona, podemos ir asignando ciertas tareas vinculadas entre sí. Siempre es mejor tener claro cómo dividir esas áreas así a medida que se sumen integrantes al equipo cada uno se dedica a lo que le corresponde.

Entonces tengo una reunión sobre Marketing, y sé que debo preguntarle a esa persona: si están listos los mails, cómo vienen las redes sociales, cuánto gastamos en pautas, si los anuncios de Google funcionan; que me solucione como captar más gente por Instagram. Puedo saber cómo hacer algunas de esas cosas, pero lo que más importa es saber qué preguntar a esta persona. Y más aún, saber cuáles son las más importantes de esa área. No puedo pedirle que agende turnos o reclamar que falta comprar guantes.

Lo mismo, si hay alguien que se dedica a la parte Comercial, ¿para qué pedirle que postee stories en Instagram si lo que necesito es que haga otras tareas como manejar la agenda o atender a los clientes ?

¡Ojo! Seguramente al principiuo con poca gente haya que hacer cosas de varias áreas, pero sabiendo cuál corresponde a cada una entendemos quién es la próxima persona que necesitamos contratar y qué pedirle que haga. Así naturalmente el negocio va a encontrar a una persona que se especialice en la primer área y de a poco se van dividiendo las tareas.

Y como digo siempre, pagar bien a alguien que pueda exigirle que piense, que tome desiciones, que entienda qué quiero y me pueda explicar por qué decidió tal o cual cosa. Además, siempre es mejor trabajar con alguien que cometió un error porque hizo algo, que trabajar con gente que espera que le digan qué hacer.

¿Y cómo sería en un Supply?

Aquí la organización es estructuralmente la misma. Solo que por el movimiento del negocio creo que es más fácil de separar y más fácil delegar cada área a cada responsable. Sin embargo hablando con clientes y gente que me pide alguna orientación, encuentro que hay muchas tareas mezcladas y se pierde la oportunidad de explotar el potencial de los miembros del equipo en lo que mejor hacen, o en el área donde más se desempeñan.

Porque el gran costo que tiene que todo el mundo haga de todo, igual a como yo hacía antes, es que primero, se pierde la oportunidad que esa persona se desarrolle en lo que mejor le sale. Si es una persona responsable, va a hacer crecer ese departamento con autonomía y mejorar los resultados. Y segundo, lo más probable es que se genere un desorden, que el dueño del negocio no termina entendiendo ni qué cambios hacer, ni quién es la persona responsable por las áreas cruciales de la empresa.

Veamos un cuadro, extremadamente simple que divide un poco la división de trabajo en un Supply. 

 

Al igual que en un Estudio, seguramente se empiece delegando por departamento a la persona que ya esté conmigo, detectando qué es lo que mejor le sale. Si mi ayudante es un vendedor nato, va a la parte Comercial.

Si es alguien que maneja muy bien el stock y los pedidos, será quien se encargue de la Operación. Y así sucesivamente.

…siempre es mejor trabajar con alguien que cometió un error porque hizo algo, que trabajar con gente que espera que le digan qué hacer.

En ese punto el emprendedor puede dedicarse a lo realmente importante, a lo que nadie puede reemplazarlo: un fabricante de máquinas, resolver cuestiones del taller, mejorar técnicas de producción, ensayar con nuevos prototipos, actualizar modelos.
Un importador: bajar costos logísticos, ver con el Contador en qué posición fiscal encuadrar el negocio. Viajar a cerrar mejores tratos con el proveedor más importante, o viajar a conocer con sus propios ojos una región nueva donde quiere empezar a vender.

Con mis espaldas cubiertas, con orden, puedo dedicarme a esas cosas, que son las que marcan la diferencia de mi negocio, y cuando hablo con las personas encargadas les haré pocas preguntas, asegurándome que cubro todas las áreas:

OPERACION

¿Cuántos pedidos sacamos esta semana?

¿ El stock está bien?

¿ Entregó tal proveedor? Si no lo hizo llamalo por favor. 

MARKETING

¿Cómo vienen las gráficas para las ofertas de fin de año?

¿ Funcionó bien la segmentación de públicos en Instagram?

¿Averiguaste los costos para publicar en Google?

COMERCIAL

¿Cuántas ventas hicimos?¿ La facturación?

¿Tenemos clientes nuevos? ¿Algún reclamo?

¿Pudiste juntarte con la persona de Marketing para definir las ofertas de fin de año?

 

Y así seguimos. Les aseguro que cuando una persona seria, responsable, tiene un área para hacer crecer, es muy probable que eso suceda. Le doy libertad de acción y le marco los objetivos o el camino por donde ir para que me represente. Si tengo preguntas precisas, concretas, lo ayudo a llegar a donde necesitamos.

¡Pero mi negocio es muy chico!

Probablemente seas alguno o alguna que esté en esa situación, lo cual es muy natural. Primeramente te felicito por llegar hasta acá y querer seguir mejorando. Sí puedo sugerirte que si ya tenés alguna persona colaborando con tu negocio, empieces a separar estos departamentos para no marearla. Por ahí hay ciertas tareas que se pueden tercerizar. Por ahí deban dividirse el trabajo entre dos o tres. Si fuera así, trata de que no se mezclen los sectores. Por eso te sugiero

• Haz tu lista de áreas o departamentos, puedes empezar con este ejemplo.
• Escribe una a una las tareas que se realizan en tu negocio, y trata de ubicarlas en cada sección.
• Pon al lado de cada tarea el nombre de la persona que la realiza.
• Si vas a hacer la lista de tareas que realiza cada persona, al revés: pon al lado una letra que identifique cada área, para tratar de desemarañar un poco las cosas
• Es muy bueno dejar espacios vacíos: sabes que falta alguien para algo concreto y te va a costar menos encontrar a esa persona.
• Trata de reasignar tareas por área, y tratar que se crucen lo menos posible
• Y para culminar, escribir qué preguntas serían las escenciales en cada una.

Por hoy dejamos este tema aquí, espero apliques algunos de estos conceptos para convertirte en un Tattoo Business Xpert!

Entradas relacionadas:
5 Consejos básicos para empezar a delegar